10 consigli utili per chi scrive un comunicato stampa

Ricevo per lavoro una miriade di comunicati stampa. Il formato e lo stile varia tantissimo: da semplici mail scritte alla meno peggio, con 2 o 3 righe di testo nel corpo della mail, a file professionali in word, pdf, txt...

A volte mi sorprendo di quanta poca professionalità ci sia nello scrivere questi comunicati stampa. A parte lo stile confuso, sgrammaticato, pieno di frasi in sospeso e con la punteggiatura a caso, quello che mi lascia perplessa è la mancanza delle informazioni base, utili a chi deve poi diffondere la notizia.
Il ragionamento è semplice: più è chiara e ben organizzata la notizia, più il giornalista - o chi per lui - sarà incentivato a pubblicare la cosa. Se gli semplifichi la vita sarà più motivato, no?

Ecco cosa dovrebbe assolutamente avere un comunicato stampa che si rispetti. Parlo più che altro di comunicati stampa relativi ad eventi, ma penso che molti ragionamenti siano validi per tutte le notizie.

10 consigli utili per chi scrive un comunicato stampa

1) L'inizio del comunicato> indicazione del chi/cosa, dove, quando (non sapete quante volte non c'è scritto il luogo dell'evento!). In pratica la sintesi delle 5 W della comunicazione (who, when, where, why, what). Sarà banale ma la prima cosa da scrivere nel comunicato è questa. In genere si fa coincidere col titolo, ma non è obbligatorio.
2) Nel testo del comunicato>una breve descrizione lineare dell'evento o della notizia (serve per fare l'abstract), seguita da una descrizione più approfondita sull'evento. Mai superare la pagina come lunghezza. Al massimo se il programma è lungo rimandare al sito internet per tutti i dettagli.
3) Nel testo del comunicato>Dopo la notizia riportare una breve biografia della persona coinvolta nell'evento oppure dell'associazione che organizza l'evento. O la storia. Insomma qualcosa sui soggetti coinvolti. Puo' essere sostituita anche da alcuni eventi simili o dalle edizioni precedenti.
4) In fondo al comunicato>ripetizione di dove, quando, quanto costa.
se è un posto sconosciuto anche 2 indicazioni su come arrivare!
5) A fine del comunicato>inserimento di contatti, mail, link (sia per avere maggiori info, che eventualmente per acquistare/prenotare biglietti o altro)
6) Il formato del comunicato stampa> per me il formato ideale è il seguente: nel corpo della mail due-tre righe sintetizzano la notizia. poi in allegato la versione txt (per chi lavora nel web) e word (per chi deve stampare). da evitare i pdf così antipatici e non facilmente editabili.
7) Il linguaggio del comunicato> nel linguaggio vanno evitati toni troppo commerciali. Non stiamo vendendo nulla! E va evitato un linguaggio gergale o di settore. Anche se si deve promuovere un evento alternativo, il linguaggio deve essere chiaro, semplice, lineare. Chiunque deve poter capire di che cosa si tratta.
8) I tempi del comunicato> Qui la faccenda è delicata.. dipende dal tipo di evento da promuovere. Se è una grossa notizia andrebbe mandato molto tempo prima, magari in versione più sintetica e poi a ridosso della data in versione completa. Ma varia anche a seconda del destinatario. Per i portali quotidiani i tempi sono più elastici. Ma non si puo' pensare di mandare il venerdì sera una notizia per un evento del sabato o del lunedì mattina.
9) L'oggetto della mail del comunicato> Alle redazioni spesso arrivano centinaia di comunicati stampa con scritto "comunicato stampa" come oggetto della mail.. è bene indicare nell'oggetto il tipo di evento che si sta promuovendo. Sarà più probabile che chi riceve la mail la apra, e anche per ricercarla a posteriori sarà più semplice.
10) Gli allegati del comunicato> e infine last but not least qualche foto! per chi lavora col web avere immagini già pronte in jpg o gif aiuta tantissimo.. non c'è niente di peggio di dover andare a cercarsi le immagini su google images... senza considerare che in questi tempi di copyright la questione iconografica è delicata.

un'osservazione: se nel giornalismo stampato c'è la (pessima) abitudine di fare lunghe introduzioni e arrivare al succo della notizia a circa metà articolo, per la pubblicazione nel web vale la regola inversa. Meglio dare subito il succo della notizia e poi dilungarsi dopo con osservazioni, approfondimenti, ecc.

mi è venuta in mente l'undicesimo punto, in realtà non è una regola ma un obbligo.. controllare sempre di mandare le mail con i comunicati con i destinatari in ccn.. non c'è errore più grave che mettere visibile tutta la mailing list, col rischio di condannare allo spamming eterno tutto il personale e prezioso indirizzario!

ps se volete alcuni siti di riferimento dove inserire comunicati stampa gratuitamente (salvo approvazione):
- http://www.comunicativamente.com/
- http://www.articolista.com/
- http://www.informaticafriuli.com/comunicati-stampa/
- http://www.comunicati-stampa.biz/